Réserver au nom du passager qui voyage
Renseignez le nom du passager et un téléphone joignable pendant le trajet. Utilisez une adresse e-mail suivie par la personne responsable de la réservation, puis transmettez les informations de prise en charge confirmées au voyageur. Le formulaire contient un seul champ e-mail : il ne prévoit pas de copies automatiques distinctes pour chaque collègue, réception ou agence.
- Indiquez l’entrée exacte de départ, la destination, la date, l’horaire et le nombre de passagers. Choisissez le véhicule pour tout le groupe, enfants compris.
- Ajoutez le numéro de vol pour une arrivée à l’aéroport. Utilisez les remarques pour une entrée d’hôtel, un contact à la réception ou une demande particulière, jamais pour des données de carte, des pièces d’identité ou des informations sensibles.
- Relisez le trajet, le véhicule et le mode de paiement proposé avant d’envoyer la demande. Conservez la référence et vérifiez le statut de confirmation : une référence enregistrée ne garantit pas, à elle seule, un véhicule.
- Transmettez le rendez-vous accepté au passager. Si le déplacement change, contactez le dispatch avec la même référence plutôt que créer une deuxième réservation.
Réception d’hôtel : préciser l’entrée, pas seulement l’enseigne
Vérifiez l’établissement où séjourne le client, surtout lorsqu’une même enseigne possède plusieurs adresses à Bruxelles. Précisez l’entrée utilisée pour le départ, si le passager attendra à la réception et comment le joindre. Pour un groupe après le départ des chambres, confirmez le nombre de personnes et signalez les bagages encombrants avant de choisir le véhicule. Le contact de la réception peut faciliter le rendez-vous, mais ne remplace pas un téléphone passager joignable une fois le client parti. Pour une arrivée à l’aéroport, transmettez les consignes confirmées par l’exploitant plutôt qu’une indication supposée vers une station de taxis.
Entreprise : distinguer le voyageur des données de facturation
Pour un collègue, le nom du passager reste distinct de la dénomination légale de l’entreprise. Le formulaire comprend une demande de facture société avec les champs nom de société et numéro de TVA. Cochez cette option et renseignez l’entité à facturer. Si une référence de commande interne ou un contact comptable particulier est nécessaire, demandez au dispatch quelles précisions transmettre. Le formulaire ne promet ni facture générée automatiquement ni compte de crédit mensuel. Déterminez aussi en interne qui paiera avec le mode proposé lors de la réservation. La confirmation et sa référence doivent rester accessibles au voyageur, pas seulement à la personne qui a organisé la course.
Agence de voyages : soigner la transmission des informations
Le transfert peut être une étape d’un itinéraire plus large. Vérifiez la date et le code de l’aéroport sur le billet réellement utilisé, puis indiquez l’hôtel ou l’adresse finale plutôt que le seul nom de la ville. Communiquez un contact passager joignable avec son accord et précisez qui gérera une éventuelle modification. Pour un aller-retour, vérifiez séparément les adresses et horaires de chaque course. Le dispatch suit les vols en direct lorsque le numéro concerné est renseigné, mais un changement de vol ou de téléphone doit aussi être signalé directement. Rattachez les demandes particulières à la réservation afin que leur transmission ne dépende pas d’une chaîne d’e-mails séparée.
Partager un lien de réservation avec vos clients
Le lien ci-dessous peut accompagner vos indications de voyage ou être transmis à un client qui souhaite réserver lui-même. Le nom public facultatif de l’organisation permet d’identifier l’origine du lien partagé. Le voyageur choisit toujours ses adresses, la date et le véhicule, puis vérifie les conditions dans le formulaire habituel. Aucune donnée client ne doit figurer dans ce lien. Le créer ne constitue ni un partenariat ni un accord tarifaire particulier ; contactez séparément le dispatch pour une demande propre à votre organisation.
Coordonner la course avec le dispatch
Notre service et notre dispatch fonctionnent 24 h/24 et 7 j/7. Utilisez la référence de réservation pour signaler un vol modifié, préciser un rendez-vous ou demander une annulation. Un message de modification ne confirme pas à lui seul l’acceptation de la nouvelle organisation. L’annulation est sans frais uniquement si la demande est reçue et confirmée au moins 24 heures avant la prise en charge. Pour une réclamation ou une demande relative aux données personnelles, utilisez les mêmes coordonnées publiques et identifiez la course sans transmettre de documents sensibles inutiles.
Informations utiles à transmettre avant le voyage
Avant votre voyage
Questions fréquentes
Puis-je réserver pour un client sans voyager avec lui ?+
Oui. Indiquez le nom du passager et un contact joignable, puis utilisez une adresse e-mail suivie pour la réservation. Transmettez le rendez-vous accepté au voyageur. Si un contact de réception ou d’organisateur est aussi utile, précisez l’organisation pratique dans les remarques ou auprès du dispatch.
Comment demander une facture au nom d’une société ?+
Cochez l’option de facture société dans le formulaire et complétez le nom de l’entreprise et son numéro de TVA. Pour une exigence comptable supplémentaire, contactez le dispatch avec la référence. Il s’agit d’une demande de facture, pas d’une promesse d’émission automatique ou de paiement à crédit.
Le lien partagé réserve-t-il déjà un véhicule ?+
Non. Le lien ouvre le formulaire habituel. Le voyageur doit renseigner son trajet, vérifier les véhicules et paiements proposés, puis terminer la réservation. Le lien ne garantit ni disponibilité ni tarif particulier.
Qui prévient le dispatch si le vol ou le départ change ?+
Le passager ou la personne qui gère la réservation contacte le dispatch avec la référence et les nouvelles informations. Convenez de qui transmet la demande pour éviter deux modifications contradictoires. Attendez la confirmation de la nouvelle organisation.