Boek voor de persoon die daadwerkelijk reist
Vul de naam van de reiziger in en een telefoonnummer dat tijdens de rit bereikbaar is. Gebruik een e-mailadres dat de verantwoordelijke voor de boeking opvolgt en bezorg de bevestigde ophaalafspraken aan de reiziger. Het formulier heeft één e-mailveld: afzonderlijke kopieën naar alle collega’s, de receptie of het reisbureau worden niet automatisch voorzien.
- Geef de juiste ingang voor de ophaling, bestemming, datum, uur en het aantal reizigers op. Kies het voertuig voor het volledige gezelschap, met de kinderen erbij.
- Voeg bij een luchthavenophaling het vluchtnummer toe. Gebruik het opmerkingenveld voor een hotelingang, een contact aan de receptie of een bijzondere vraag, niet voor kaartgegevens, identiteitsdocumenten of gevoelige informatie.
- Controleer het traject, voertuig en de aangeboden betaalwijze vóór u de aanvraag verzendt. Bewaar de referentie en kijk de bevestigingsstatus na; een opgeslagen referentie garandeert op zichzelf geen voertuig.
- Bezorg de aanvaarde ontmoetingsafspraak aan de reiziger. Neem bij een wijziging met dezelfde referentie contact op met de dispatch in plaats van een tweede boeking te maken.
Hotelreceptie: vermeld de juiste ingang
Controleer in welk hotel de gast verblijft, zeker wanneer een keten meerdere Brusselse vestigingen heeft. Geef aan welke straatingang bij vertrek wordt gebruikt, of de reiziger aan de receptie wacht en hoe die bereikbaar is. Bevestig bij een groep na het uitchecken het aantal personen en meld omvangrijke bagage voordat u een voertuig kiest. Een receptiemedewerker kan de ontmoeting helpen coördineren, maar vervangt geen bereikbaar reizigersnummer zodra de gast het hotel heeft verlaten. Bezorg bij een luchthavenophaling de bevestigde instructies van de exploitant en stuur de gast niet op basis van een veronderstelling naar een taxistandplaats.
Bedrijven: reiziger en facturatiegegevens apart houden
De naam van een reizende collega is niet dezelfde informatie als de officiële bedrijfsnaam voor facturatie. In het boekingsformulier kunt u een bedrijfsfactuur aanvragen en de bedrijfsnaam en het btw-nummer invullen. Selecteer die optie voor de juiste rechtspersoon. Heeft uw boekhouding een interne bestelreferentie of een specifiek contact nodig, vraag dan aan de dispatch welke gegevens u moet bezorgen. Het formulier belooft geen automatische factuurgeneratie of maandelijkse kredietrekening. Spreek intern af wie betaalt via de betaalwijze die bij de boeking wordt aangeboden. Zorg dat ook de reiziger de bevestiging en referentie kan raadplegen, niet alleen de collega die de rit regelde.
Reisbureaus: zorg voor een duidelijke overdracht
Een transfer is soms maar één onderdeel van een reisschema. Controleer de datum en luchthavencode op het ticket dat de klant werkelijk gebruikt. Vermeld daarna het uiteindelijke hotel of straatadres en niet alleen de stad. Geef met toestemming een bereikbaar contact van de reiziger door en spreek af wie eventuele wijzigingen opvolgt. Controleer bij een retour het adres en uur van elke rit afzonderlijk. De dispatch volgt live vluchtinformatie als het juiste vluchtnummer is opgegeven, maar meld een gewijzigde vlucht of telefoon ook rechtstreeks. Koppel bijzondere verzoeken aan de boeking, zodat hun overdracht niet afhangt van een losstaande e-mailwisseling.
Deel een boekingslink met uw gasten
U kunt de onderstaande link toevoegen aan uw reisinformatie of doorsturen naar een gast die liever zelf boekt. Met de optionele openbare organisatienaam is de herkomst van de gedeelde link herkenbaar. De reiziger kiest nog steeds zelf de adressen, datum en het voertuig en bekijkt de voorwaarden in het gewone formulier. Zet geen klantgegevens in deze link. Het aanmaken ervan vormt geen partnerschap of bijzondere prijsafspraak. Neem voor specifieke vragen van uw organisatie afzonderlijk contact op met de dispatch.
Stem de rit af met de dispatch
Onze dienst en dispatch werken 24/7. Vermeld de boekingsreferentie bij een gewijzigde vlucht, een vraag over de ontmoetingsplaats of een annulering. Een wijzigingsbericht bevestigt op zichzelf niet dat de nieuwe afspraak is aanvaard. Kosteloos annuleren kan alleen als de aanvraag minstens 24 uur vóór de ophaling ontvangen en bevestigd is. Gebruik voor een klacht of een vraag over persoonsgegevens dezelfde openbare contactgegevens en identificeer de betrokken rit zonder onnodige gevoelige documenten mee te sturen.
Nuttige informatie vóór de reis
Voor uw vertrek
Veelgestelde vragen
Kan ik voor een gast boeken zonder zelf mee te reizen?+
Ja. Geef de werkelijke reizigersnaam en een bereikbaar contact op en gebruik een e-mailadres dat voor de boeking wordt opgevolgd. Bezorg de aanvaarde ophaalinstructies aan de reiziger. Vermeld een eventueel bijkomend receptie- of organisatorencontact in de praktische opmerkingen of bespreek het met de dispatch.
Hoe vraag ik een factuur voor mijn bedrijf aan?+
Selecteer de optie voor een bedrijfsfactuur en vul de bedrijfsnaam en het btw-nummer in. Contacteer de dispatch met de boekingsreferentie voor aanvullende facturatievereisten. Dit is een factuuraanvraag, geen belofte van automatische uitgifte of betaling op krediet.
Reserveert een gedeelde boekingslink al een voertuig?+
Nee. De link opent het gewone formulier. De reiziger vult het traject in, controleert de aangeboden voertuigen en betaalwijzen en rondt de boeking af. De link garandeert geen beschikbaarheid of bijzonder tarief.
Wie meldt een gewijzigde vlucht of ophaling?+
De reiziger of de persoon die de boeking beheert, contacteert de dispatch met de referentie en de nieuwe gegevens. Spreek af wie de aanvraag doorgeeft om tegenstrijdige wijzigingen te vermijden. Wacht op bevestiging van de aangepaste afspraak.